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浅论档案集中统一管理
信息来源:本站发布    作者:谌剑 金沙县吴越读书中心    阅读次数:8079    发布时间:2021-09-25

档案是国家、机关、企事业单位、国防科研院所、医学医疗、机械工程、水利水电、隧道桥梁、高速公路、轨道交通、航天航空、生物疫苗研发制造、网络电商平台、大数据、云上共享、电游竞技娱乐、各类市场经营主体,中外合资合作合营,私有制、股份制、混合所有制等不同所有制建构形态组织等一切关涉不同属性政权国家社会经济政治、交通医疗保险民生福利、基础设施等所有国本核心要素正常调配协调稳健运转与有序推进的具有服务性、承载性、留痕性、参考性、借鉴性、挖掘性、提升性、开拓性与创新性等发展促进功效的原始运行轨迹记录凭证。这样的原生性、本能性、自录性、刻录性、传承性的专业、综合及糅和类别各式档案,由其传统初始的纸质版本及与之对应的电子载荷等现代化物理化电算化信息化数字化科技化网络化形式组成,他们分存于相应规则规章框架下劈出专区雕琢修筑的冠以各种醒目动听称谓的某某机构机关与部门综合档案室某某层级档案馆或档案中心等万变不离其宗的专事档案存放管理的机要场馆。这类头衔与光环笼罩下的档案要地,从内到外极尽现代高科技武装到牙齿,馆舍内,林林种种档案规范化标杆标尺下的档案管理硬件一应俱全,举凡当今档案科技产业界开发的前端高端与超前高机敏高效能高动能精锐设备统统配伍到档案管理这一庞大机体的各个关节与穴位。及目档案覆盖区域,油亮锃光无钝边毛角的档案架档案柜巍然屹立,壮观可观又养眼,有益瞻观。所有硬件对标国标准绳,一众锃亮闪光硬核配置映入眼帘,放眼望去,尉然挺立,齐整华丽,赏心悦目,颇有舍我其谁,谁与争锋的豪迈与堂皇!馆舍内的一览无余陈列摆放的纸质及其他介质的档案静悄悄整齐划一如阅兵方阵的士兵岿然不动伫立在各自的站位与点校场,那档案管理硬件承载的档案处置查考类软件平静柔和伺立档案场所的机要核心一角,蓄势待发,虔诚地恭候档案管理与造访者协作配合调遣进击所心仪与考证的目标档案群体。那斜上方站位的档案管理员气宇轩昂操着标准的普通话,转动着手中的话筒,抑扬顿挫,双眼炯烔有神,对着受众及参阅者侃侃而谈,传经送宝档案的规范化数字化集中统一化管理的丰功伟绩与傲视同业的超凡卓越。但,事实真的如档案演武场的金话筒所言如此这般那样精雕细琢又执著专注堆砌垒筑的标准化规模化的集中统一兼数字型的档案管理阵仗确凿无疑的似流水线加工生产快畅的平滑爽顺有利档案的查考利用、保存维护与开发创新吗?非也。馆藏档案演示与现实档案查阅操作与实践表明,历史档案,尤其是经年累月的泛黄褪色掉色凸显皱纹裂纹的各类重要又鸡肋型档案及其他近乎历史尘埃的边缘型考古墓葬型绝少人迹涉足的档案等一众久远性封存性档案,其数字化信息化现代化的征程尚未真正的开启并有效推进落实落地。这一大门类落寞冷漠沙漠化的档案,其数字化与信息化的推进落实与兑现实施,均有待仰仗针对性档案产业高科技支撑精品设施的跟进到位与高素质专业性档案人员的调配与充实。目前,各层级档案馆舍均尚未着力着重补齐这一有目共睹的短板弱项,档案管理事实上的纸质与数字双线并行不悖的管理模式继续留存并将在相当长的一段时间相依共存。档案数字化建设的浩大工程不可能毕其功于一役,也不可能千篇一律的不顾各类档案客观实际与真实查考利用价值轻重大小而不问青红皂白地要求一切档案都要统一的数字化模式,似乎不如此,不足以彰显此机构彼部门跟上了档案管理的高质量与现代化信息化发展步伐。也盖乎不这般,不足以展现其档案集中统一管理中的数字化着色后的锦上添花!不可否认,数字化信息化网络化科技化是现代档案发展的方向与路径。但,回头活,翻功账,做得其所当做,做得失当或不妥,则要据实修正更正。不能一条道走到黑却不见光明。实事求是,是世间举凡各业成功的杠杆点与着力基点。偏离了实事求是的星光大道,一切所谓貌似高大上对标对表国内行业与国际同业水准的挂着各种动听称谓的管理与事业不是步入发展的死胡同,就是陷入失败又失败的死循环。档案管理一体两翼的集中统一与数字化如出一辙,同样要遵循变动发展着的客观现实,不唯上不唯书,只唯实地切实围绕档案管理便捷利用的终极目标推进实施和循序改革。凡不利于档案查考利用的集中统一管理皆是徒有其表,形胜于实的为集中统一管理而罔顾档案管理现实难易的强行强化的档案集中统一管理。档案集中统一管理与军事训练场的一切围绕战场环境备战训练毫无二致,要去伪存真,去粗取精。一招擒敌,一击毙命,才是战场商场等竞技搏击场的王道!一招鲜,很多时候强过花哨的行云流水似的中看不中用的各招牌把式与表演套路。传统的近战格斗、拼刺刀、徒手搏击,拉开架式轮拳对轰,气功动能、矛枪扎喉等冷兵器神功已然在当代军事化改革浪潮中淡然退出历史舞台。杀声震天,劈杀震慑、刀戈剑戟眼花撩乱的绝顶武功能敌得过挡得住那花生米粒大小的枪子吗?清末民初大侠大刀王武北平城内面对普鲁士毛瑟枪饮弹殒命的惨烈乃是对此最权威的诠释。武学武功在现代化时代化的历史演绎进程中,已暗然神伤,落花流水为了不屑一顾的雕虫小技。实战化训练、实战化演练、实战化备战,方能胸有成竹的应战,并在迎战强敌入侵的真刀真枪的实战中手到擒来,战而胜之!攻而毁之!同样,档案的集中统一管理,也要紧贴档案条线的实战而推进演练。何谓档案领域的实战?言简意赅,显而易见的就是档案的查考查阅利用!不论档案的集中统一管理还是档案的数字化信息化建设抑或档案的其他类别的发展进化演进着的管理模式,其最终的出发点与落脚点均离不开档案的利用再利用利用服务始终是档案管理不变的灵魂与核心!主观无意但客观层面偏离了利用服务宗旨的一切档案管理方略与细化的档案管理模式统统是背离初心与使命的伪高质量的档案管理。这样的浩繁又锁碎化的档案管理,是档案产业与档案领域中宁左勿右极端教条主义的沉渣泛起!看似有着革命化的浓烈色彩,但实则少却缺失了革命化的实事求是,极其不利于档案事业的健康有序发展,更不利于档案的便捷利用与合理开发创新。  

众所周知,所有形式与载体装潢裱糊的档案,均由档案产生主体收集整理归档并妥为保管。换而言之,本部门本单位本组织机构的档案由其自身劈出专门的符合档案管理技术标准规范的相对专业的档案场所进行集中统一保管。单位部门组织机构内,细小的下属分支次级微小细胞与单元,其活动轨迹公办业务经营等一切可资对标档案二字的各类资料最后均需按档案管理标准交归本单位组织机构综合档案室统一集中管理。各分支单元与次级部门不得擅自留存不属于自身保管权限内的各类档案,这是档案集中统一管理的核心与要义。

 档案集中统一管理是档案管理的最重要的原则与要求。但档案集中统一管理,究竟在哪个层次集中管理为妥?这却是个值得档案业界人士广泛关注与思考的问题。国家、各省自治区、市(直辖),县、乡人民政府这几级,通常意义上,其档案由对应层级机构的档案组成,并由各自所在的层级的档案行政管理机构集中统一管理。意即国家层级的档案由国家级档案馆集中统一管理,反之,省、自治区、市(直辖),县、乡级档案由对应的档案行政管理机构全权统一集中管理。目前,未听闻,县一级的档案上交由其所行政管辖归属的上一级市属的档案行政管理部门统一归并集中管理。乡级行政企业单位档案根据档案管理权限要求,其相应范围内的档案交归县级档案行政管理部门统一集中管理。县乡级二级档案管理权限与职责清晰明了,这是无可争辩的清晰可见的事实。国家、省自治区、市(直辖)级档案同样按层级厘清并履行着各自管属权限内的自身归属的档案管理与利用职能。档案的集中统一管理是档案规范化数字化信息化建设的根本与基础,但这样那样的集中统一管理,其终极的目标应是不唯教条但唯实务的对各类档案的便利化便捷性查考利用。服务与利用是档案管理一切工作的出发点与落脚点。如果摒弃了服务下的利用这个最根本最核心最关键的穴位基点,则一切可称谓整齐划一规范齐整触屏即360度档案全景外观可视但档案实体化通融数字化梗阻,实体化与数字化断代脱节,数字化与实体型档案未无缝一一对接对应,徒增查阅查考难度,陡添便捷化噱头下的参考复制利用烦恼,有形无形地延滞了档案使用利用者的办事进程。这样的表面光鲜华丽的档案集中统一管理是事实上流失了档案管理的真谛的顶着档案管理光鲜处衣的皇帝的新衣,更是现实中上演着的新瓶装旧酒,却不如旧瓶装陈酒醇香的不好言说但又不得不从档案专业角度议论与探讨的话题。

档案的集中统一管理,必须高度注重仅存纸质而无电子类介质且难利用现代高科技技术对其进行电子化数字化转化处理的那类陈年旧账类的档案的缴存保管与利用。当下,公务行政机关等归属政务宽泛范畴外的其他行业产业企业的各类纸质型档案,其最小的基层细胞单位与部门逐年累月存档的所有档案按件(箱)统计多则四五千件(箱),少则二三千件(箱)左右。这堆那垛的盯着令人发怵发麻的纸质载体,清理详录编号登记造册,封包装箱,承运押运,一路颠簸,舟车劳顿,平安抵达总部档案管理中心钦定的那个这个档案集中统一管理中枢与机要场所,再由承接方清点卸货,交接入库。试想,这看似简单明了的一交一接,逐箱逐件逐份逐页核实,工程量的浩繁与艰难与千里转移迁徙囚徒在押犯的程序与流程究竟有何不同与差异?!在此,档案移窝迁居的难度与艰辛姑且抛置一旁,按谁产生,谁收集整理的要求,档案的最大利用者盖其原生单位与部门莫属。细思之,深虑之,档案远在几十公里、或百公里之遥的档案宝宅蜗居,在数字化网络化实体化任督脉尚未凿通的情况下,原始档案产生单位与部门及其他域外机构如何第一时间,第一环节进行档案的查阅查考利用?!再比如,如若一天之内,要N多次间隔式的翻阅利用档案,咋办,怎么整?难道要飞天航天器或专用档案直升机解决档案利用的路途行程问题吗?答案绝对是断然的否定和不行!!因为,这类那样的档案,其实质,绝对的算不上关联国家安危的顶级涉密军事档案。没有必要,劳师动众,靡时耗资,搞一出专人专机档案秀表演

 再述谈详看档案的深层次利用。如果间或及频繁的档案查考利用或仅仅是短暂的一时半会儿的档案翻阅也要跋山涉水在某某某高速或在轨道交通高铁上奔波一两个小时左右才能抵达那高清高质量的档案集中统一管理神经中枢档案集聚机要地,拿着有权头领签署的档案通行证,再经过通关刷脸指纹印证验明正身等高科技安全安保手续与程序,如此,方能登堂入室,见到心心仪仪的梦寐以求的那一页那一摞资料与档案,查阅、复制、查考后,满载而归,驱车乘车趴搭高铁抑或享用其他乘载工具,荣归故里。如此一番折腾,最快速度的辗转腾挪,在目前可视的现代化交通圈内,往返耗时也得几乎一整个工作日,这样此番搞整的档案管理与档案利用,其性价比暂且不说,这样模式下的档案利用究竟是好还是坏?是便捷便利还是麻烦闹心?是便民利民还是扰民阻民?正确的答案也许应该清清楚楚,明明白白!对此,档案决策者与档案管理者手中的档案集中统一管理兵符如何派发,的确值得冷静清醒客观咀嚼与深思!

 

 

(编辑:黔州)

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